Overleg met veel lange monologen leidt niet tot ideeën. Als sprekers kort aan het woord zijn gebeurt dat wel. De spreker steekt weer eens een lange monoloog af, de rest kijkt glazig voor zich uit. Zie hier de slechte vergadering. Bleke gezichten, de wallen nog onder de ogen en de zekerheid dat er bij dit overleg veel wordt besproken en weinig besloten. Men berekende dat vergaderen jaarlijks vele miljarden euro’s aan salarissen kost. Van de ondervraagde werknemers zei 45% het nut van minstens de helft van de vergaderingen te betwijfelen. Wat doen die mensen daar aan?
Effectiviteit
Het kan ook anders. Effectief vergaderen en concrete besluiten nemen. Er zijn mensen op gepromoveerd. Door nauwgezet vergaderingen te beluisteren, ontdekten wetenschappers dat het succes van een vergadering is af te meten aan de snelheid waarmee de sprekers elkaar opvolgen. Een overleg met veel lange monologen leidt niet tot een vruchtbare uitwisseling van ideeën, waaruit weer nieuwe creatieve plannen ontstaan. In een situatie waarin sprekers kort aan het woord zijn en deelnemers zich vrij voelen om elkaar te onderbreken gebeurt dat wel.
Vertrouwen en niet jezelf graag horen
Daarvoor is wel het ultieme vertrouwen onder de deelnemers nodig. Dat is nodig omdat mensen elkaar dan ook durven te interrumperen. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de voorzitter. Deze moet interactie bevorderen door lange monologen te onderbreken en vragen te stellen aan mensen die zichzelf wat minder snel laten horen. Zo ontstaat vertrouwen, iedereen krijgt dan het gevoel dat hij/zij meedoet. Is er een creatieve flow ontstaan waarin de ideeën elkaar in rap tempo opvolgen dan moet de voorzitter zijn mond juist houden. Zo’n discussie verloopt vaak chaotisch, maar moet zich vrij kunnen ontwikkelen. Dan ontstaan de beste ideeën.
De sleutelrol die de voorzitter speelt is belangrijk. Het komt menigmaal voor dat mensen volledig langs elkaar heen praten. Dat is dan het moment waarop de voorzitter in moet grijpen. Doet deze helemaal niets, dan wordt er dus ook niets besloten. Dat is zonde van de tijd. Wat helpt is als de voorzitter zichzelf kwetsbaar opstelt door open te spreken over zijn of haar eigen positie. Mensen moeten het idee hebben dat ze werken aan een gezamenlijke ambitie. Wat willen we bereiken? Vaak is er geen idee van wat de uitkomst zou moeten zijn. Mensen kijken ondertussen wat op hun iPad, laptop of telefoon.
Vergaderen zonder roer
Stuurloos vergaderen is een hardnekkig probleem. Het staat of valt met een voorzitter die het voortouw durft te nemen om verbeteringen ook door te voeren. Wat de voorzitter ook kan doen, is besluiten dat er deze keer niet wordt vergaderd. Gewoon, omdat er weinig te bespreken valt. Een bedrijf in Nederland hield vorig jaar een ‘Even niet vergaderen week’. De directie dacht dat een derde van al het overleg binnen het bedrijf wel geschrapt zou kunnen worden. De vergaderzalen bleven leeg om werknemers er bewust van te maken dat veel onderwerpen ook informeel besproken kunnen worden. Er mocht natuurlijk wel worden overlegd, maar dan staand. Volgens dat bedrijf heeft de week ertoe geleid dat de vergaderingen nu effectiever, korter en bondiger zijn.
Minstens drie tips
In het algemeen kunnen we stellen dat er teveel wordt vergaderd. Zouden veel mensen uitgebreid vergaderen stiekem gewoon heel erg leuk vinden? Er zijn minstens drie tips voor succesvol vergaderen: ten eerste niet te veel tijd besteden aan informatie over de laatste ontwikkelingen. Het kan nodig zijn, maar neemt soms zoveel tijd in beslag dat er te weinig ruimte overblijft voor goed overleg. Informeren kan vaak beter via de e-mail vooraf. Ten tweede: onderbreek en vraag. Het is belangrijk dat een voorzitter altijd mag onderbreken. Dat moet niet als onbeleefd worden ervaren. Naast de voorzitter zijn ook alle andere deelnemers verantwoordelijk voor een geslaagd overleg: stel vragen aan elkaar en ga in op elkaars bijdragen. De voorzitter spoort aan om te reageren op de ander. Ten derde en als laatste: bij terugkerende vergaderingen, evalueer dan regelmatig want ineffectieve patronen slijten snel in. Maak duidelijke afspraken over wie (wanneer) de besluiten gaat uitvoeren.
Deze column van Johan Nooitgedagt is eerder gepubliceerd in VisMagazine.
Meer informatie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Johan Nooitgedagt van de Nederlandse Vissersbond, T 0527-698151 of secretariaat@vissersbond.nl.
